Những bước để quản lí quá trình chuyển văn phòng
Triển vọng của việc chuyểnvăn phòng trọn gói có thể có vẻ khó khăn. Nhưng nó chỉ là một quá trình,
và giống như bất kỳ quá trình, nó có thể được chia thành một loạt các nhiệm vụ
đơn giản và kiểm tra.Bằng cách làm theo các bước
sau, bạn có thể đảm bảo di chuyển văn phòng của bạn là về thời gian, ngân sách
và rắc rối miễn phí.
Đánh giá nhu cầu của bạn và tình hình hiện
tại: Bạn cần phải rõ ràng về mục đích của di dời văn phòng của bạn
(ví dụ như nghỉ cho thuê, cho thuê hết hạn, tăng trưởng hoặc co kế hoạch) để
xác định nhu cầu của bạn và vạch ra các kế hoạch di chuyển văn phòng trọn gói
thích hợp. Có một số quyết
định lớn mà phải được sự đồng ý như là điểm khởi đầu và đó sẽ là cơ sở của quá
trình lập kế hoạch tiếp theo, bao gồm cả các chi tiết của hợp đồng thuê và
thông báo thời gian hiện tại, nghĩa vụ và trách nhiệm hiện tại của bạn.
Hãy rõ ràng về yêu cầu của bạn: Một sự hiểu biết
rõ ràng ngay từ đầu các yêu cầu chiến lược và hoạt động cơ bản của bạn sẽ làm
cho toàn bộ quá trình di chuyển văn phòng đi trơn tru hơn - và tiết kiệm thời
gian. Đừng lo lắng quá
nhiều về các chi tiết cụ thể về kỹ thuật (như là một phần của lời khuyên của
các chuyên gia chuyển văn phòng trọn gói bên ngoài). Tuy nhiên, bạn phải có một ý tưởng tổng thể và sự đồng thuận từ các nhà
sản xuất quyết định về các trình điều khiển quan trọng của di chuyển văn phòng
bao gồm:
·
Nơi bạn muốn chuyển đến;
·
bao nhiêu không gian bạn cần, khi bạn cần phải bằng;
·
những tính năng quan trọng bạn cần văn phòng mới của bạn
để có;
·
những gì các mục tiêu kế hoạch kinh doanh của bạn (bao
gồm cả kế hoạch phát triển) di chuyển cần phải đáp ứng;
·
và loại và độ dài của thuê bạn muốn.
Xây dựng đội ngũ dự án di chuyển văn phòng
phải: Một di chuyển văn phòng là một chủ trương lớn và nỗ lực hợp tác
là cần thiết cho một kết quả thành công. Đặt cùng nhóm dự án đúng là rất quan trọng và nên bao gồm những người sẽ
giúp đỡ tạo điều kiện cho tất cả các khía cạnh của việc di chuyển. Nó sẽ cần phải bao gồm các thành viên cả trong và ngoài nước. Một nhà lãnh đạo dự án phải được đặt phụ trách quá trình di chuyển ngay
sau khi quyết định chuyển văn phòng đã được thực hiện. Người này phải có đủ thời gian để cống hiến cho các dự án di chuyển văn
phòng và cần phải:
·
có sự tin tưởng của lãnh đạo cấp cao;
·
thẩm quyền hành động thay mặt cho công ty;
·
đủ cao cấp để có thể đưa ra quyết định;
·
là một tổ chức tốt của con người và quy trình;
·
có kinh nghiệm về thiết lập và làm việc trong ngân sách;
·
và là một người giao tiếp tốt.
Bắt đầu sớm: Có rất nhiều để
làm, vì vậy trước đó bạn bắt đầu, lớn hơn cơ hội để đạt được di chuyển mượt mà
công ty của bạn hy vọng. Nó là không thể
để lên kế hoạch quá xa phía trước. Một khi các nhà lãnh đạo dự án đã được bổ nhiệm, công việc nên bắt đầu. Bạn nên bắt đầu xem xét lựa chọn của bạn 9-18 tháng trước khi hết hạn hợp
đồng thuê của bạn bất kể bạn đang xem xét đổi mới, đàm phán lại hoặc di dời. Điều quan trọng là bạn cho phép đủ thời gian dẫn để tăng số lượng của đòn
bẩy và sự cạnh tranh giữa các tùy chọn khác nhau, có thể dẫn đến tiết kiệm đáng
kể cho bạn.
